Jeśli klientka pisze Ci na Instagramie „hej, kiedy masz coś wolnego?”, nie musisz za każdym razem otwierać kalendarza, szukać kilku godzin i czekać, aż wybierze jedną z nich. Przy zapisach online ustawiasz wcześniej dni i godziny, w których chcesz pracować, a klientka wybiera termin z tego, co jej udostępnisz.
Martyna Słowy
· 7 min czytania
Ty ustalasz, kiedy pracujesz. Klientka wybiera z tego, co jej zostawisz.
To jest cała logika. Nie oddajesz klientkom swojego grafiku i nie pozwalasz im rezerwować „kiedy chcą”. Dajesz im dostęp do wolnych miejsc, które sama wcześniej otworzyłaś.
Dlaczego zapisy przez DM zaczynają zajmować tyle czasu
Jedna wiadomość o wolny termin nie jest problemem. Otwierasz kalendarz, podajesz dwie godziny i gotowe.
Gorzej, gdy w tym samym czasie odpisujesz klientce na 14:00, druga pyta o czwartek po 17:00, a trzecia wraca po dwóch godzinach z informacją, że jednak może tylko rano. W międzyczasie robisz rzęsy i próbujesz pamiętać, której osobie obiecałaś jaki termin.
Przy budowaniu Calendi rozmawiałam ze stylistkami, które ogarniały zapisy przez DM, Stories albo zwykły kalendarz. Sam sposób często działał przez długi czas. Problem pojawiał się wtedy, gdy klientek było już tyle, że umawianie wizyty zaczynało przypominać ręczne wyszukiwanie terminu dla każdej osoby.
I w sumie dokładnie to wtedy robisz. Klientka podaje wymagania, a Ty stajesz się wyszukiwarką w swoim kalendarzu.
Na czym polegają zapisy online dla stylistki rzęs
System rezerwacji potrzebuje od Ciebie dwóch informacji: jakie usługi wykonujesz oraz kiedy chcesz przyjmować klientki. Na tej podstawie pokazuje klientce wolne terminy.
Przykład: robisz uzupełnienie 2:1 przez 1 godzinę i 30 minut. We wtorek pracujesz od 10:00 do 18:00, ale od 13:00 do 14:00 masz przerwę. Klientka nie widzi całego wtorku jako pustej kartki. Widzi konkretne godziny, w których taka wizyta mieści się w Twoim grafiku.
Jeśli zablokujesz dzień, ustawisz przerwę albo wpiszesz inną klientkę ręcznie, ten czas nie powinien być dostępny do kolejnej rezerwacji.
W Calendi klientka korzysta z Twojego publicznego linku do zapisów. Wybiera usługę i termin, potem podaje dane potrzebne do rezerwacji. Nie musi instalować aplikacji ani zakładać konta.
Czy przy zapisach online tracisz kontrolę nad grafikiem?
Nie. Kontrola nad dostępnością zostaje po Twojej stronie.
To była jedna z rzeczy, które interesowały mnie przy rozmowach ze stylistkami, bo część z nich mówiła, że chce mniej pisać o terminach, ale jednocześnie nie chce sytuacji, w której klientka sama „wepchnie się” w przypadkową godzinę.
Da się mieć jedno bez drugiego.
W systemie ustawiasz godziny pracy, przerwy i wolne dni. Możesz też mieć nieregularną dostępność, jeśli nie pracujesz według tego samego planu każdego tygodnia. Klientka widzi tylko godziny, które wynikają z tych ustawień.
| Ty decydujesz | Klientka decyduje |
|---|---|
| w jakie dni pracujesz | która z dostępnych godzin jej pasuje |
| jakie godziny udostępniasz | jaką usługę chce zarezerwować |
| ile trwa dana usługa | który wolny termin wybiera |
| które dni albo godziny blokujesz | czy chce skorzystać z Twojego linku |
Jeśli lubisz samodzielnie proponować każdej klientce konkretną godzinę, możesz dalej tak robić. Zapisy online mają sens wtedy, gdy chcesz oddać samo wybieranie spośród dostępnych opcji, a nie decydowanie o swoim czasie pracy.
Nie musisz przenosić wszystkich stałych klientek na link
Przy testowaniu Calendi wyszła rzecz, której wcześniej nie doceniałam: stylistka może chcieć przejść na link, a jej stałe klientki wcale nie muszą mieć ochoty zmieniać sposobu zapisów.
Jeśli ktoś od dwóch lat pisze Ci „mogę wtorek albo środę po 16”, a Ty zawsze odpowiadasz konkretną godziną, nowy system oznacza zmianę nawyku po obu stronach.
Dlatego nie widzę sensu w robieniu wielkiej przeprowadzki jednego dnia.
Nowej klientce możesz od razu wysłać link. Stała może nadal napisać na DM, a Ty wpiszesz jej wizytę ręcznie do tego samego kalendarza. Jeśli za miesiąc zacznie korzystać z linku, okej. Jeśli zostanie przy wiadomościach, jej termin nadal masz w jednym miejscu.
W Calendi wizyty dodane przez Ciebie i te zarezerwowane przez klientki trafiają do tego samego kalendarza.
Jak ustawić zapisy online z Instagrama
Nie potrzebujesz osobnego procesu dla Instagrama. Instagram ma być miejscem, z którego klientka trafia do Twojego kalendarza.
1. Dodaj usługi i ich czas
Zacznij od usług, które klientka może wybrać sama. Przy rzęsach warto rozdzielić nowe założenie od uzupełnienia, jeśli zajmują Ci inną ilość czasu.
Czas usługi ma znaczenie, bo na jego podstawie system sprawdza, czy dana wizyta mieści się przed kolejną klientką albo przed końcem Twojego dnia pracy.
2. Ustaw swoją dostępność
Wpisz godziny, w których przyjmujesz. Potem dodaj przerwy oraz dni, w które nie pracujesz.
Jeśli Twój tydzień za każdym razem wygląda inaczej, ustawiasz dostępność pod faktyczny grafik zamiast udawać, że każdy poniedziałek jest taki sam.
3. Skopiuj link do zapisów
Każda stylistka w Calendi ma własny publiczny link. To pod nim klientka widzi usługi oraz dostępne terminy.
Link możesz dodać do bio na Instagramie. Nie musisz przepisywać do bio godzin ani co kilka dni aktualizować informacji, że „został czwartek 12:00 i piątek 15:30”.
4. Powiedz klientkom, do czego służy link
Nie robiłabym z tego oficjalnego komunikatu o „nowym systemie rezerwacji”. Klientka potrzebuje wiedzieć tylko, co ma z nim zrobić.
Na przykład:
wolne terminy możesz teraz sprawdzić od razu w linku w bio. jeśli wolisz dalej napisać do mnie tutaj, też możesz 🤍
To wystarczy, szczególnie na początku.
5. Dalej wpisuj ręcznie wizyty ustalone poza linkiem
Jeśli klientka zadzwoni, napisze na Messengerze albo umówicie kolejne uzupełnienie podczas wizyty, dodajesz termin do kalendarza sama.
Dzięki temu publiczny link pokazuje kolejnym osobom aktualną dostępność.
Co widzi klientka, kiedy kliknie link do zapisów?
W Calendi całość odbywa się w przeglądarce telefonu.
- Klientka wybiera usługę.
- Wybiera jeden z wolnych terminów.
- Podaje dane potrzebne do rezerwacji.
Po zapisaniu wizyty dostaje potwierdzenie mailowe. Ty też widzisz nową wizytę w swoim kalendarzu.
Klientka nie musi tworzyć profilu ani pobierać kolejnej aplikacji tylko po to, żeby umówić rzęsy.
Czy zapisy online pomogą Ci zdobyć więcej klientek?
Sam link do zapisów nie jest marketplace'em. Nie pokaże Twojego profilu osobom, które nigdy o Tobie nie słyszały.
Jeśli teraz najbardziej potrzebujesz nowych klientek i liczysz na to, że aplikacja sama przyprowadzi je z wyszukiwarki usług, marketplace taki jak Booksy może mieć dla Ciebie większą wartość. Opisałam osobno, ile kosztuje Booksy i jak działa prowizja Boost.
Calendi jest bliżej innego problemu: klientki już do Ciebie trafiają z Instagrama albo poleceń, ale nadal każdą z nich trzeba ręcznie przeprowadzić przez ustalanie terminu.
W takim układzie link skraca drogę od „chcę się zapisać” do konkretnej wizyty w kalendarzu.
Kiedy zapisy online mają sens, a kiedy DM może Ci wystarczyć?
| Sytuacja | Co ma więcej sensu |
|---|---|
| masz regularny napływ klientek i często pytają o wolne godziny | link do zapisów może zdjąć z Ciebie wybieranie terminów |
| większość nowych klientek przychodzi z Instagrama albo poleceń | własny link pasuje do tego źródła ruchu |
| chcesz decydować o dostępności, ale klientka może sama wybrać godzinę | zapisy online dobrze pasują do takiego sposobu pracy |
| masz kilka wizyt w miesiącu i DM nie zajmują Ci czasu | nie musisz zmieniać procesu tylko dlatego, że istnieje system |
| zależy Ci głównie na zdobywaniu nowych klientek z marketplace'u | szukaj narzędzia, które ma marketplace |
| każdej klientce chcesz osobiście zaproponować konkretną godzinę | ręczne zapisy mogą być dla Ciebie wygodniejsze |
System ma oszczędzać Ci pracę, którą faktycznie wykonujesz. Jeśli dziś odpisanie na kilka wiadomości tygodniowo nie jest żadnym problemem, nie ma sensu robić z tego problemu na siłę.
Zapisy przez DM i online mogą działać równolegle
Najbardziej praktyczny wariant dla wielu stylistek jest mniej spektakularny niż „od jutra wszystkie klientki zapisują się same”.
Część klientek korzysta z linku, część nadal pisze. Ty masz jeden kalendarz i pilnujesz tylko tego, żeby każda umówiona wizyta się w nim znalazła.
Z czasem sama zobaczysz, które klientki wolą kliknąć, a które wolą wysłać wiadomość. Nie musisz wychowywać swoich stałych klientek do nowego sposobu rezerwacji tylko dlatego, że zmieniłaś narzędzie.
Jeśli umawiasz klientki przez DM i masz tego dość, zrobiłam Calendi właśnie na to.
Najczęstsze pytania o zapisy online dla stylistki rzęs
Czy klientka może zapisać się poza moimi godzinami pracy?
Nie, jeśli system ma poprawnie ustawioną Twoją dostępność. W Calendi klientka widzi terminy wynikające z godzin pracy, przerw i dni, które udostępniłaś. Możesz też blokować konkretne dni lub ustawiać nieregularną dostępność.
Czy klientka musi instalować aplikację?
Nie. Link do Calendi otwiera się w przeglądarce. Klientka wybiera usługę i termin, potem podaje dane do rezerwacji.
Czy muszę przestać przyjmować zapisy przez DM?
Nie. Wizytę ustaloną na DM możesz wpisać do kalendarza ręcznie. Link możesz na początku dawać nowym klientkom albo tym stałym, które wolą same sprawdzić godziny.
Czy mogę dodać link do zapisów na Instagramie?
Tak. Publiczny link do zapisów możesz umieścić w bio albo wysłać klientce w wiadomości. Dzięki temu widzi aktualne wolne terminy bez czekania, aż sprawdzisz kalendarz.
Co się dzieje, gdy klientka zarezerwuje termin?
Rezerwacja trafia do Twojego kalendarza, a zajęty czas przestaje być dostępny dla kolejnej osoby. Klientka i stylistka dostają potwierdzenie mailowe.
Czy zapisy online zastąpią Booksy?
To zależy od tego, po co używasz Booksy. Jeśli ważny jest dla Ciebie marketplace i pozyskiwanie nowych osób przez platformę, własny link nie pełni tej samej funkcji. Jeśli klientki już przychodzą do Ciebie z Instagrama albo poleceń, link może wystarczyć do samego umawiania wizyt.