Calendi jako administrator

Administratorem danych związanych z prowadzeniem Aplikacji, Kontem Stylistki, rozliczeniami, własnym kontaktem, bezpieczeństwem oraz własną analityką i marketingiem jest Martyna Słowy, prowadząca działalność nierejestrowaną pod nazwą Calendi.

Adres: ul. Wyzwolenia 51D/111, 80-537 Gdańsk. E-mail: kontakt@calendi.app. Telefon: +48 575 553 821. Calendi nie wyznaczyło inspektora ochrony danych.

Stylistka jako administrator, Calendi jako procesor

Klientka może kierować żądania dotyczące danych Rezerwacji bezpośrednio do Stylistki. Jeżeli żądanie trafi do Calendi, zostanie przekazane właściwej Stylistce albo Calendi pomoże jej w odpowiedzi. Stylistka ma własny obowiązek poinformować Klientki o swoim przetwarzaniu; niniejsza Polityka tego nie zastępuje.

Własne cele techniczne Calendi

Calendi jest administratorem minimalnych danych technicznych używanych do ochrony Aplikacji, diagnozowania błędów, przeciwdziałania nadużyciom, realizacji obowiązków prawnych i udokumentowania działania systemu. Techniczne przechowywanie danych nie czyni jednak Calendi administratorem treści bazy prowadzonej przez Stylistkę.

Dane Stylistki

• e-mail, identyfikator Konta, dane uwierzytelnienia obsługiwane przez Supabase Auth i dane otrzymane przy logowaniu Google;
• nazwa lub imię, marka, Instagram, miejscowość, adres świadczenia usług, opis i zdjęcie profilowe;
• usługi, ceny, czas trwania, dostępność, blokady i ustawienia Rezerwacji;
• identyfikatory Stripe, status planu, trial, kod partnerski oraz daty płatności i dostępu; bez pełnego numeru karty;
• treść kontaktu, reklamacji, zgłoszeń oraz żądań eksportu lub usunięcia;
• IP, dane urządzenia i przeglądarki, sesji, znaczniki czasu, odwiedzane strony, błędy i zdarzenia bezpieczeństwa;
• dane analityczne i marketingowe opisane w części 9.

Dane Klientki

• imię, e-mail oraz nazwa użytkownika Instagram;
• wybrana usługa, cena, termin, czas trwania i status Rezerwacji;
• historia wizyt u danej Stylistki;
• notatki Stylistki, ustawienia stylizacji, mapka rzęs i preset;
• informacje wpisane w wolnym polu, które mogą ujawniać alergie, przeciwwskazania lub zdrowie;
• token i dane techniczne Panelu Klientki;
• IP, dane urządzenia, przeglądarki i inne dane techniczne korzystania z Aplikacji.

Calendi nie udostępnia dedykowanego pola na zdjęcia Klientki i nie wymaga numeru telefonu w podstawowym procesie Rezerwacji.

Kontakt, współpraca i zgłoszenia

• imię i nazwisko, firma lub działalność, e-mail i treść wiadomości;
• dane zgłoszenia nielegalnej treści, adres strony i informacje potrzebne do rozpatrzenia;
• linki do Instagramu lub TikToka, liczba obserwujących i częstotliwość publikacji;
• doświadczenie, narzędzie do zapisów, informacje o szkoleniach i kursantkach;
• proponowany kod promocyjny, motywacja i dane techniczne wysłania formularza.

Konto i Aplikacja

Cel: rejestracja, logowanie, Profil, trial, Subskrypcja, kody partnerskie i funkcje Aplikacji. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Okres: przez Umowę, a po jej zakończeniu maksymalnie 90 dni w procedurze eksportu lub odzyskania; potem usunięcie albo anonimizacja z wyjątkami prawnymi i dowodowymi.

Płatności

Cel: Subskrypcja, płatności, zwroty, księgowość i podatki. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane operacyjne Subskrypcji są przechowywane przez czas Konta i maksymalnie 90 dni po jego zakończeniu, a dokumentacja podatkowa przez okres wymagany prawem, co do zasady do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Kontakt, pomoc i reklamacje

Cel: odpowiedź, rozwiązanie problemu, reklamacja, realizacja praw i udokumentowanie sprawy. Podstawa: zależnie od sprawy art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO. Uzasadnionym interesem jest sprawna komunikacja, wsparcie i obrona roszczeń. Okres: czas sprawy, a następnie właściwy termin przedawnienia; zbędne dane są usuwane wcześniej.

Bezpieczeństwo i logi

Cel: uwierzytelnienie, kontrola dostępu, ciągłość, diagnoza awarii i przeciwdziałanie nadużyciom. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W panelu planu Free Supabase Calendi ma dostęp do logów z ostatniego dnia; nie oznacza to usunięcia każdego logu dostawcy po dobie. Informacje wyodrębnione dla incydentu mogą być przechowywane do jego wyjaśnienia i przedawnienia roszczeń.

Roszczenia i obowiązki

Cel: wykonanie prawa oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c lub f RODO. Okres: właściwy termin przedawnienia albo zakończenie postępowania.

Rezerwacje i baza Klientek

Cel: kalendarz, historia, Rezerwacje, potwierdzenia, przypomnienia i Panel Klientki. Stylistka ustala podstawę jako administrator, a Calendi działa na mocy Umowy Powierzenia. Dane są przechowywane przez czas Konta i maksymalnie 90 dni po zakończeniu Umowy, chyba że Stylistka usunie je wcześniej.

Zgłoszenia współpracy

Cel: ocena zgłoszenia, kontakt i przygotowanie lub wykonanie współpracy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a oraz — gdy podejmowane są działania na żądanie przed umową albo wykonywana jest współpraca — lit. b RODO. Dane są przechowywane do zakończenia rozmów, a potem maksymalnie 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana lub dojdzie do współpracy. Dane umowne pozostają do końca wymaganych rozliczeń i roszczeń.

Zgłoszenia nielegalnych treści

Cel: przyjęcie, decyzja, uzasadnienie, odwołanie i wykazanie obowiązków. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. Uzasadnionym interesem jest ochrona Serwisu i obrona roszczeń. Okres: czas sprawy i co do zasady 3 lata od jej zamknięcia, dłużej tylko przy obowiązku, postępowaniu lub roszczeniu.

Informacje o alergiach, przeciwwskazaniach lub zdrowiu są szczególnymi kategoriami danych z art. 9 RODO. Calendi ich nie wymaga ani nie sugeruje.

Stylistka może zapisać je w wolnej notatce wyłącznie, gdy:

• ma podstawę z art. 6 oraz odrębny wyjątek z art. 9 ust. 2 RODO;
• poinformowała Klientkę i ograniczyła dane do rzeczywiście potrzebnych;
• potrafi wykazać spełnienie warunków podstawy, na przykład wyraźną zgodę;
• usuwa informacje, gdy przestają być potrzebne.

Dane pochodzą od Stylistki, Klientki, Stylistki wpisującej informacje o Klientce, Google przy OAuth, Stripe przy płatności, partnera przez kod oraz automatycznie z urządzenia i przeglądarki. Jeżeli Calendi pozyskuje dane pośrednio i jest ich administratorem, przekazuje informacje wymagane przez art. 14 RODO w zakresie i terminie wynikającym z tego przepisu.

• dane wymagane przy Koncie i Stripe są potrzebne do Umowy; bez nich Konto albo płatny dostęp nie zostaną uruchomione;
• dane wymagane w publicznym formularzu są potrzebne do Rezerwacji; bez nich Rezerwacja nie zostanie wysłana;
• e-mail Klientki umożliwia potwierdzenie i Panel Klientki; przy ręcznej wizycie Stylistka może go pominąć, lecz funkcje e-mail nie zadziałają;
• dane zgłoszenia współpracy lub nielegalnej treści są dobrowolne, ale brak informacji może uniemożliwić ocenę i odpowiedź.

• Supabase Pte. Ltd — PostgreSQL, uwierzytelnianie, przechowywanie plików i obsługa zapytań; podstawowy projekt jest skonfigurowany w regionie Frankfurt.
• Cloudflare, Inc. i podmioty grupy — hosting, Workers/Pages, dostarczanie treści, ochrona i obsługa ruchu.
• Stripe Payments Europe, Limited i podmioty grupy — płatności, Subskrypcja, portal rozliczeń i przeciwdziałanie oszustwom; Stripe może być niezależnym administratorem dla obowiązków płatniczych i regulacyjnych.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) — wiadomości transakcyjne; treść i metadane są utrzymywane według ustawień i warunków usługi, a kopie zapasowe mogą pozostawać 30 dni.
• Google Ireland Limited i podmioty grupy — OAuth, Analytics, Tag Manager i Maps.
• Meta Platforms Ireland Limited i podmioty grupy — Meta Pixel i Conversions API.
• uprawnione organy publiczne, doradcy prawni, księgowi i inni usługodawcy, gdy dostęp jest niezbędny i zabezpieczony.

W zakresie danych powierzonych głównymi podprocesorami są Supabase, Cloudflare i Resend. Google albo inny dostawca jest podprocesorem tylko, gdy bierze udział w konkretnej operacji zleconej przez Stylistkę. O zmianie podprocesora Calendi informuje z wyprzedzeniem umożliwiającym uzasadniony sprzeciw zgodnie z Umową Powierzenia.

Podstawowa baza jest skonfigurowana w regionie Frankfurt. Dostawcy mający siedziby, infrastrukturę lub personel poza EOG mogą jednak powodować transfer lub zdalny dostęp, w szczególności Supabase, Cloudflare, Resend, Google, Meta i Stripe.

W zależności od dostawcy i operacji transfer jest oparty na:

• decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony, w tym Ramach ochrony danych UE–USA, gdy odbiorca ma aktualny certyfikat obejmujący usługę;
• standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej oraz — gdy potrzeba — środkach uzupełniających.

Informacje o zabezpieczeniu konkretnego transferu można uzyskać pod kontakt@calendi.app; ich fragment może zostać ograniczony ze względu na bezpieczeństwo lub tajemnicę przedsiębiorstwa.

Calendi przez Resend wysyła:

• wiadomości dotyczące Konta i logowania;
• potwierdzenia i informacje o Rezerwacji do Klientki i Stylistki;
• przypomnienia o Rezerwacji, jeśli funkcja jest aktywna dla danej wizyty;
• informacje o Subskrypcji, bezpieczeństwie, zmianach usługi i zgłoszeniach.

E-maile Rezerwacji są wysyłane w imieniu Stylistki i mogą zawierać imię, e-mail, Instagram, usługę, termin, cenę i dane Stylistki. Dane zdrowotne nie powinny trafiać do treści wiadomości. Calendi nie prowadzi obecnie aktywnego newslettera; marketing e-mail wymagałby odrębnej dobrowolnej zgody.

Technologie konieczne

Cookies, localStorage, sessionStorage lub podobne mechanizmy mogą utrzymywać sesję, chronić formularze, zapamiętać potrzebne ustawienia i udostępnić Panel Klientki. Są używane w zakresie potrzebnym do żądanej funkcji.

Google i Meta

Google Analytics i Tag Manager mierzą ruch i zdarzenia. Konfiguracja Analytics przewiduje 14-miesięczny okres retencji; Google Signals i remarketing nie są według obecnej konfiguracji włączone. Do Google może trafić zahaszowany identyfikator użytkowniczki i identyfikator z cookie `_ga`; haszowanie nie jest automatycznie anonimizacją.

Meta Pixel i Conversions API mierzą rejestrację, przejście do płatności i rozpoczęcie Subskrypcji. Meta może otrzymać zdarzenie, URL, IP, user-agent, `_fbp`, `_fbc`, a przy części zdarzeń zahaszowany e-mail lub imię. Elementy Google Maps mogą przekazywać Google IP, dane urządzenia i odwiedzaną stronę.

Calendi nie podejmuje wobec Stylistki ani Klientki decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne wyłącznie automatycznie. Aplikacja nie oferuje funkcji AI i Calendi nie używa baz Klientek, notatek ani danych zdrowotnych do trenowania modeli.

Google i Meta mogą łączyć zdarzenia i identyfikatory do pomiaru i dopasowania reklam. Ograniczenie opisane w części 9 pozostaje aktualne.

Calendi nie ustanawia wspólnej granicy wieku Klientki i nie weryfikuje wieku w formularzu. Zasady wykonania usługi i wymagane zgody przedstawiciela ustawowego określa Stylistka.

Jeżeli Stylistka przyjmuje osoby małoletnie, odpowiada za podstawę przetwarzania, zrozumiałą informację i zgodę opiekuna, gdy jest wymagana. Nie powinna wprowadzać danych ponad zakres potrzebny do Rezerwacji. Calendi nie przechowuje odrębnego oświadczenia wieku ani zgody opiekuna.

Calendi stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, uwierzytelnianie, ograniczanie uprawnień, polityki dostępu w bazie i ochronę sekretów. Dostęp administracyjny po stronie Calendi ma obecnie Martyna Słowy. Dostawcy stosują środki opisane w swoich umowach i dokumentacji.

Supabase deklaruje techniczne kopie projektów, ale plan Free nie zapewnia Calendi pobieralnej kopii ani gwarantowanego odtworzenia na żądanie Stylistki. Calendi nie oferuje więc osobnej usługi backupu ani gwarancji przywrócenia konkretnej wersji danych.

Gdy Calendi jest administratorem, osobie mogą przysługiwać:

• dostęp do danych i kopia;
• sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie;
• przenoszenie, gdy spełnione są warunki art. 20 RODO;
• sprzeciw wobec podstawy z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofanie zgody bez wpływu na wcześniejszą zgodność;
• skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można wysłać z e-maila Konta lub Rezerwacji na kontakt@calendi.app. Calendi może poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości. Dąży do wstępnej obsługi w 5 dni roboczych, a ostatecznie odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w miesiąc, z możliwością przedłużenia przewidzianą w RODO.

Skarga: Prezes UODO, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl. Gdy administratorem jest Stylistka, Calendi wskaże ją lub przekaże żądanie i zapewni pomoc zgodnie z Umową Powierzenia.

Gdy Calendi jest administratorem, dokumentuje zdarzenie, ocenia ryzyko i — jeżeli trzeba — zgłasza naruszenie Prezesowi UODO bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości do 72 godzin od stwierdzenia. Przy wysokim ryzyku informuje także osoby.

Gdy naruszenie dotyczy danych powierzonych, zawiadamia Stylistkę bez zbędnej zwłoki i przekazuje informacje potrzebne do jej oceny. Wewnętrzny cel pierwszego zawiadomienia to 24 godziny od stwierdzenia, nie gwarantowane SLA. Podejrzenie można zgłosić na kontakt@calendi.app.

Stylistka może poprosić o eksport lub usunięcie przez kontakt@calendi.app. Żądanie jest weryfikowane aktywną sesją albo wiadomością z adresu Konta.

1. po zakończeniu Umowy zwykły dostęp do Konta zostaje zablokowany, a dane są obejmowane udokumentowaną procedurą zamknięcia przez maksymalnie 90 dni;
2. w tym czasie możliwy jest eksport, odzyskanie lub wcześniejsze usunięcie;
3. po 90 dniach dane operacyjne są usuwane lub anonimizowane;
4. dłużej pozostają tylko dane wymagane prawem, potrzebne do roszczeń albo czasowo obecne w technicznych kopiach dostawcy.

Polityka może być aktualizowana po zmianie prawa, dostawców, funkcji albo sposobu przetwarzania. Aktualna wersja zawiera datę obowiązywania. O zmianach istotnych dla trwającej relacji Calendi poinformuje Stylistki e-mailem lub w Aplikacji.

Każda opublikowana wersja jest archiwizowana wraz z dokładną datą i godziną rozpoczęcia oraz zakończenia obowiązywania. Data widoczna u góry zostanie ustawiona dopiero na faktyczny dzień publikacji zatwierdzonego dokumentu.