Jeśli klientki znajdują Cię na Instagramie, Instagram może zostać miejscem, z którego do Ciebie trafiają. Nie musi być jednocześnie miejscem, w którym ręcznie ustalasz każdej osobie godzinę wizyty. Najprostszy układ wygląda tak: klientka ogląda Twój profil, klika link do zapisów, wybiera usługę i jeden z wolnych terminów. Jeśli woli napisać na DM, nadal może, a Ty możesz dodać tę wizytę ręcznie do tego samego kalendarza.
Martyna Słowy
· 6 min czytania
Instagram jest świetny do znalezienia stylistki, gorzej do prowadzenia kalendarza
Na Instagramie wszystko zaczyna się całkiem niewinnie.
Ktoś widzi Twoją pracę, zapisuje rolkę, wraca po kilku dniach i pisze:
hej, ile kosztuje 3:1 i jakie masz wolne terminy w przyszłym tygodniu?
Odpowiadasz z ceną, otwierasz kalendarz i sprawdzasz. Podajesz wtorek 12:00 albo czwartek 16:30.
Klientka odpisuje wieczorem, że wtorek jednak odpada. Czwartek w międzyczasie zajęła inna osoba. Szukasz kolejnych godzin.
Sama wiadomość zajmuje minutę. Cała rozmowa potrafi rozciągnąć się na pół dnia, bo każda odpowiedź wymaga ponownego sprawdzenia, co w tym momencie jest jeszcze wolne.
Przy kilku klientkach tygodniowo można tego nawet nie zauważać. Przy większej liczbie wiadomości zaczynasz wykonywać tę samą czynność dla każdej osoby osobno: otwierasz kalendarz i wyszukujesz za nią termin.
Najprostszy sposób na zapisy z Instagrama
Nie potrzebujesz skomplikowanego lejka ani bota odpowiadającego klientkom za Ciebie. W przypadku usług lokalnych klientka zazwyczaj chce zrobić jedną rzecz: zobaczyć, kiedy możesz ją przyjąć.
Możesz dać jej tę możliwość wprost.
Profil na Instagramie prowadzi do jednego miejsca z zapisami
W bio dodajesz link do swojej strony zapisów. To może być osobna strona rezerwacji albo Twój publiczny profil w systemie takim jak Calendi.
Klientka po kliknięciu powinna zobaczyć usługi i aktualne terminy. Nie listę wolnych godzin wpisaną ręcznie w opisie profilu z nadzieją, że nadal jest aktualna.
W Calendi każda stylistka ma własny publiczny link. Klientka otwiera go w przeglądarce telefonu, więc nie musi pobierać aplikacji ani tworzyć konta.
Klientka sama sprawdza termin
Ustawiasz wcześniej swoje godziny pracy i dostępność. System może wtedy pokazać klientce tylko te godziny, które faktycznie są wolne i mieszczą wybraną usługę.
Jeśli pracujesz w środę od 10:00 do 18:00, ale masz już klientki o 12:00 i 16:00, link nie powinien proponować czasu, który się z nimi nakłada.
Ty ustalasz dostępność. Klientka wybiera z tego, co jej udostępnisz.
Rezerwacja trafia do kalendarza
Po wybraniu terminu klientka podaje dane potrzebne do rezerwacji, a wizyta pojawia się w Twoim kalendarzu.
Jeśli inna osoba wejdzie chwilę później, zajęty termin nie jest już wolną opcją.
To jest różnica między linkiem do zapisów a wrzuceniem na Story grafiki z godzinami. Story informuje. Link pozwala od razu zarezerwować to, co nadal jest dostępne.
Co zrobić z klientkami, które i tak napiszą na DM?
Będą pisały. Szczególnie stałe klientki.
I nie widzę powodu, żeby z tym walczyć.
Przy testowaniu Calendi jedna ze stylistek opowiadała, że nowe klientki łatwiej korzystały z linku, a stałe były przyzwyczajone do wysyłania swoich wolnych dni i czekania, aż stylistka dopasuje godzinę. Samo pojawienie się systemu nie kasuje nawyku budowanego przez miesiące.
Możesz więc prowadzić zapisy dwoma drogami:
| Jeśli klientka... | Ty możesz... |
|---|---|
| chce sama sprawdzić wolne godziny | wysłać jej link albo odesłać do bio |
| pisze jak zawsze na DM | ustalić termin i dodać wizytę ręcznie |
| umawia kolejne uzupełnienie przy poprzedniej wizycie | wpisać ją od razu do kalendarza |
| jest nowa i pyta tylko „jak się zapisać?” | wysłać link bez ręcznego szukania godzin |
Najważniejsze, żeby każda potwierdzona wizyta trafiła do tego samego kalendarza. Wtedy klientki korzystające z linku nie widzą terminów, które wcześniej zajęłaś ręcznie.
Co wpisać w bio na Instagramie?
Nie kombinowałabym z copy bardziej niż trzeba.
Klientka ma zrozumieć, że pod linkiem może sprawdzić termin.
Na przykład:
zapisy + wolne terminy ↓
albo:
umów wizytę ↓
Jeśli używasz kilku linków, nazwij ten do zapisów w sposób, którego nie trzeba rozszyfrowywać. „Rezerwacje”, „Zapisy” albo „Umów wizytę” działa lepiej niż nazwa systemu, którego klientka może jeszcze nie znać.
Co odpowiadać, gdy klientka pyta na DM „kiedy masz wolne?”
Jeśli masz link z aktualną dostępnością, nie musisz przepisywać klientce całego tygodnia.
Możesz odpisać:
hej 🤍 tu masz moje aktualne wolne terminy: [link]
wybierz sobie godzinę, która Ci pasuje
Albo trochę bardziej miękko dla stałej klientki:
jasne, podeślę Ci link z wolnymi godzinami, będzie Ci szybciej wybrać: [link]
jeśli nic Ci tam nie pasuje, napisz
Nie tworzyłabym z tego formalnej wiadomości o zmianie zasad zapisów. To ma być skrót do kalendarza, a nie regulamin.
Jeśli klientka odpisze, że woli umówić się tak jak zawsze, możesz zrobić to ręcznie. System ma odjąć Ci część pracy, a nie stworzyć nowy obowiązek pilnowania, czy każda osoba zachowała się zgodnie z nowym procesem.
A co z wolnymi terminami na Stories?
Stories nadal mogą mieć sens, szczególnie gdy zwolniło się miejsce na jutro albo chcesz przypomnieć, że otworzyłaś zapisy na kolejny miesiąc.
Zmieniłabym jedną rzecz: Story nie musi być ręcznie aktualizowaną bazą Twojego kalendarza.
Możesz napisać:
zwolniło mi się jutro 15:30, zapis przez link w bio
albo:
otworzyłam zapisy na wrzesień, wolne godziny są już w linku
Wtedy Story robi to, w czym Instagram jest dobry: zwraca uwagę. Aktualny stan kalendarza zostaje w miejscu, które faktycznie wie, czy termin nadal jest wolny.
To szczególnie pomaga, gdy po wrzuceniu jednego okienka odzywa się kilka osób. Zamiast prowadzić pięć rozmów o jednej godzinie, zainteresowane osoby widzą ten sam aktualny kalendarz.
Czy warto mieć wyróżnioną relację „Zapisy”?
Tak, jeśli nowe osoby często trafiają na Twój profil z rolek albo poleceń i nie wiedzą jeszcze, jak wygląda rezerwacja.
Wyróżniona relacja nie musi mieć dziesięciu slajdów. Wystarczą informacje, których klientka potrzebuje przed kliknięciem linku, na przykład jak rezerwuje wizytę i gdzie znajdzie wolne godziny.
Możesz też wyjaśnić tam rzeczy, o które często dostajesz te same pytania, ale nie wrzucałbym do jednej relacji całego regulaminu salonu. Im więcej decyzji klientka musi podjąć przed wejściem w kalendarz, tym łatwiej odłożyć zapis „na później”.
Czy da się prowadzić zapisy z Instagrama bez systemu rezerwacji?
Tak.
Jeśli masz mało wiadomości i obecny sposób Ci nie przeszkadza, możesz zostać przy DM. Google Calendar albo zwykły kalendarz w telefonie też wystarczy do zapisania wizyty.
Możesz nawet przygotować sobie szybką odpowiedź z ceną i godzinami, jeśli dostępność zmienia Ci się rzadko.
Problem pojawia się wtedy, gdy informacje o wolnych terminach starzeją się szybciej, niż zdążysz je wysłać. Przy kilku równoległych rozmowach każda klientka widzi tylko kawałek grafiku, który ręcznie jej podałaś.
Wtedy publiczny link jest wygodny, bo każda osoba sprawdza ten sam, aktualny stan dostępności.
Jeśli chcesz szerzej porównać DM z systemem rezerwacji, opisałam to w artykule zapisy online dla stylistki rzęs: jak przestać ustalać każdy termin w DM.
Czy Instagram z linkiem do zapisów zastępuje Booksy?
Instagram i własny link nie są marketplace'em.
Jeśli klientka zna Twój profil, trafiła z polecenia albo zobaczyła Twoją rolkę, możesz poprowadzić ją bezpośrednio do rezerwacji. Nie potrzebujesz dodatkowej platformy tylko po to, żeby pokazać jej kalendarz.
Booksy pełni też inną funkcję: może pokazywać salon osobom przeglądającym usługi na marketplace. Jeśli zależy Ci głównie na takim źródle nowych klientek, warto uwzględnić tę wartość w porównaniu.
Calendi zrobiłam dla stylistek, które klientki już mają, często z Instagrama i poleceń, a męczy je ręczne ustalanie każdej wizyty.
Jeśli porównujesz koszty, tutaj znajdziesz aktualny tekst o tym, ile kosztuje Booksy i prowizja Boost.
Jak może wyglądać cały proces od Instagrama do wizyty
Najkrótsza wersja jest taka:
- Klientka trafia na Twój profil.
- Klika link do zapisów.
- Wybiera usługę i wolny termin.
- Rezerwacja pojawia się w kalendarzu.
Jeśli zamiast kliknąć napisze do Ciebie, możesz wysłać ten sam link albo umówić ją ręcznie.
Instagram nadal odpowiada za kontakt i pokazanie Twojej pracy. Samo wybieranie godziny nie musi już odbywać się w wiadomościach.
Kiedy taki sposób zapisów ma najwięcej sensu?
Najbardziej odczujesz różnicę, jeśli masz już regularne zapytania o wizyty z Instagrama i kilka razy w tygodniu sprawdzasz dla kogoś wolne godziny.
Link pasuje też do sytuacji, w której chcesz nadal mieć kontakt z klientkami na DM, ale nie potrzebujesz prowadzić całej rezerwacji w rozmowie.
Jeśli dopiero zaczynasz i bardziej martwi Cię zdobycie pierwszych klientek niż organizacja grafiku, ten etap może jeszcze nie być Ci potrzebny. Nie ma sensu dokładać systemu do procesu, który dziś zajmuje Ci kilka minut w tygodniu.
Przy większej liczbie wiadomości zaczyna chodzić o coś innego: czy Ty masz wybierać godzinę za każdą klientkę, czy klientka może sprawdzić dostępne opcje sama.
Jeśli wolisz tę drugą wersję, Calendi zrobiłam właśnie pod taki sposób pracy.
Najczęstsze pytania o zapisy na rzęsy przez Instagram
Czy można przyjmować zapisy tylko przez Instagram?
Tak. Możesz ustalać terminy całkowicie przez DM, jeśli taki proces Ci odpowiada. System rezerwacji przydaje się wtedy, gdy chcesz ograniczyć ręczne sprawdzanie i wysyłanie wolnych godzin.
Gdzie najlepiej dodać link do zapisów na Instagramie?
Najbardziej oczywistym miejscem jest bio profilu. Możesz też wysyłać link bezpośrednio w wiadomości i kierować do niego ze Stories.
Czy klientka musi mieć konto w Calendi?
Nie. Publiczna strona zapisów otwiera się w przeglądarce, a klientka nie musi zakładać konta ani instalować aplikacji.
Czy stałe klientki też muszą korzystać z linku?
Nie. Jeśli wolisz umówić stałą klientkę ręcznie, możesz dodać jej wizytę do kalendarza sama. Dzięki temu termin jest zajęty również dla osób korzystających z publicznego linku.
Czy klientka może wybrać godzinę, kiedy nie pracuję?
Nie, jeśli dostępność została ustawiona zgodnie z Twoim grafikiem. Klientka widzi tylko terminy, które udostępniasz i które pasują do czasu wybranej usługi.
Czy muszę przestać wrzucać wolne terminy na Stories?
Nie. Stories mogą nadal informować o nowych zapisach albo pojedynczym wolnym miejscu. Link może przejąć aktualną listę dostępnych godzin, więc nie musisz ręcznie poprawiać grafiki po każdej rezerwacji.